Module 3: Notion als Business Hub

Every big business starts small.

Een Notitie van Ellen

Als ondernemer is Notion onmisbaar. Dat vind ik zelf toch nadat ik de afgelopen jaren tientallen tools uittestte. De ene om mijn klanten in bij te houden, de andere om taken te noteren, nog eentje om mijn content uit te plannen,…Noem maar op. Voor alles is er tegenwoordig wel een tool.

Nochtans kan je het meeste hiervan gemakkelijk in Notion zelf inbouwen. En dat is wat ik gedaan heb en wat ik jou in deze module wil leren.

Is Notion dan dé beste tool om dit allemaal te doen. Nope.

Per nood die je hebt om informatie bij te houden zal een specifieke tool jou waarschijnlijk meer kunnen bieden. Maar als ik persoonlijk hetzelfde doel kan evenaren met wat creativiteit in Notion, dan heeft dit mijn voorkeur.

Alles op 1 plaats houden verhoogt de kans dat ik het ook effectief ga gebruiken, dus voor mij is dat een win-win situatie waarvoor ik heel graag die andere tools opgeef. En het is ook minder prijzig ;)

In deze module deel ik dus heel graag met jou hoe ik precies mijn business run vanuit Notion en welke pagina’s en databases ik hier zoal voor gebruik.

In Jouw Notion Structureren had ik het eerder al over mijn gebruik van ‘Hubs’. We gaan hiermee verder in deze module om al jouw business operations in Notion te noteren.

Kan je je niet zo goed herinneren wat een hub nu precies was? Herbekijk dan zeker even het onderdeel

De Hubs

Mijn Business Hubs zijn in principe de verschillende zones van mijn bedrijfsactiviteiten, maar je kan dit natuurlijk ook eender welke andere naam geven die voor jou of je team duidelijker is (Functies, Departementen, Zones,…)

Elke Hub op zich is een dashboard met alle pagina’s, bronnen en data die betrekking hebben tot dat business departement. Ze bevatten elks een aantal linked databases en context-specifieke databases.

De noden van jouw bedrijf zijn misschien anders dan wat ik als volgt ga bespreken, maar toch merk ik dat de basis bij veel bedrijven en ondernemingen vanuit dezelfde elementen start. Voel je vrij om deze elementen te personaliseren en te tweaken, zodat je Notion op jouw plaats is.

Waarom ik databases gebruik in plaats van pagina’s

Ik heb al vaak online Notion gebruikers erg veel losse pagina’s zien gebruiken voor hun hubs, areas of hoe je het ook mag nemen.

Ik heb er hier echter de voorkeur aan gegeven om met een database te werken voor mijn hubs. Dit geeft me de flexibiliteit om nu en naar de toekomst toe mijn hubs te linken aan andere databases, zoals bijvoorbeeld met Projecten of met Tags & Topics.

Van Start Gaan

Mocht je nog niet eerder de mindmap uit Jouw Notion Structureren gemaakt hebben, dan raad ik je ten zeerste aan om dit nu te doen.

Dit zal jou veel helderheid geven over wat precies waar in jouw Notion hubs terecht dient te komen. Want de pagina’s die ik gebruik, zullen niet noodzakelijk de pagina’s zijn die jij nodig hebt.

Alright, dan neem ik je nu mee doorheen mijn proces en de stappen die ik gevolgd heb om dit alles op te zetten. Doe je mee?

$\color{#ffffff}\colorbox{#D2BE96}{Creëer jouw Hubs database}$

Mocht je dit nog niet gedaan hebben, dan is nu het ideale moment om jouw hubs database te gaan creëren.

Typ een / en selecteer vervolgens gallery view (als je voor een visuele optie wil gaan)
Beslis of je extra properties wil gaan toevoegen aan je hub (denk bijvoorbeeld aan een select property om de opsplitsing tussen werk en privé te maken)
Voer je hubs in als pagina’s in de database en geef ze de nodige eigenschappen mee.

Om vervolgens de pagina’s onder jouw Hubs te gaan creëren heb je twee opties:

Starten vanaf nul Dit zorgt ervoor dat je zelf actief gaat beslissen en nadenken over welke pagina’s je precies onder je hubs wilt hebben staan. Vervolgens kan je de stappen hieronder gebruiken om inspiratie op te doen.

Gebruik de voorziene templates Bespaart je tijd en moeite, maar dan ken je wel minder de achterliggende principes en kan het later moeilijker worden om aanpassingen te gaan doorvoeren.

Laten we naar de volgende stap gaan. Ik heb er alvast zin in, hopelijk jij ook?

Ik ga in deze module verwijzen naar verschillende databases die je pas later in de module gaat aanmaken. Sommige omdat ik net weer nieuwe geniale ingevingen gekregen heb en ik ze dus letterlijk gisteren ofzo zelf in mijn Notion gemaakt heb, andere omdat het gewoon een beetje het kip en het ei verhaal is. Als je relaties aanmaakt in je databases, dan moet er eerst één database zijn en vervolgens de andere, anders kan je de relatie niet maken. Schnappie? Hopelijk wel. Don’t hate me dus omdat er bepaalde databases misschien nog niet van de eerste keer in je Notion zullen staan.